Trước khi tạo vẽ biểu đồ trong Excel, bạn cần lưu ý:

- Các trường dữ liệu phải có nội dung rõ ràng: Mỗi cột, hàng hoặc thành phần dữ liệu cần có tên gọi cụ thể, mô tả chính xác nội dung (ví dụ: "Doanh thu tháng 1", "Sản phẩm A", "Tỷ lệ hoàn thành"). Tiêu đề rõ ràng giúp biểu đồ thể hiện đầy đủ ý nghĩa, tránh nhầm lẫn hoặc khó hiểu cho người xem. Ví dụ: Thay vì đặt tên cột là "Dữ liệu 1", hãy dùng "Số lượng bán hàng" để người xem dễ dàng nắm bắt thông tin từ biểu đồ.

- Dữ liệu phải thống nhất, đúng định dạng và loại dữ liệu: Tất cả dữ liệu trong cùng một cột hoặc hàng cần tuân theo một định dạng chung, ví dụ: dạng số (1234), dạng văn bản (Tên sản phẩm), dạng phần trăm (75%), hoặc dạng tiền tệ ($1,234). Định dạng không thống nhất (ví dụ: trộn số và chữ trong cùng cột) có thể khiến biểu đồ hiển thị sai hoặc không tạo được.

Vẽ biểu đồ trong Excel rất đơn giản, các bước thực hiện:

- Bước 1: Chọn các dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ

- Bước 2: Chọn Chèn (Insert) > Biểu đồ được đề xuất (Recommended charts).

- Bước 3: Chọn một biểu đồ trong tab Biểu đồ được đề xuất (Recommended charts)  để xem trước

- Bước 4: Chọn biểu đồ mong muốn.

- Bước 5: Chọn OK.

Ví dụ: Tạo biểu đồ cho doanh thu năm 2024 của công ty.

- Bước 1: Chọn các dữ liệu để tạo biểu đồ, ở đây chúng ta sẽ kéo chọn từ ô A1 đến ô B13.

- Bước 2: Chọn Chèn (Insert) > Biểu đồ được đề xuất (Recommended charts) và chọn một mẫu biểu đồ mà bạn mong muốn và chọn OK.

- Bước 3: Nhấn vào Chart title trong biểu đồ để đổi tên biểu đồ.

Kết quả:

Excel cho phép người dùng tùy chỉnh biểu đồ trở nên đẹp mắt hơn cũng như truyền tải thông tin hiệu quả hơn, người xem sẽ nhanh chóng nắm bắt được

Bước 1: Nhấp vào biểu đồ bạn đã tạo, trên thanh công cụ Chart tools chọn Design.

Bước 2: Tìm nhóm Type và nhấp vào Change Chart Type.

Các loại biểu đồ trong Excel và cách ứng dụng:

- Column (Biểu đồ cột): Thích hợp để so sánh giá trị giữa các hạng mục hoặc theo dõi sự thay đổi qua thời gian.

- Line (Biểu đồ đường): Hiển thị xu hướng dữ liệu qua thời gian với các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị.

- Pie (Biểu đồ tròn): Thể hiện tỷ lệ phần trăm của các thành phần trong tổng thể.

- Bar (Biểu đồ cột ngang): Tương tự biểu đồ cột nhưng cột nằm ngang phù hợp so sánh các hạng mục.

- Area (Biểu đồ vùng): Nhấn mạnh tổng giá trị của dữ liệu qua các vùng màu.

- Scatter (Biểu đồ phân tán): So sánh các cặp giá trị, thường dùng để phân tích mối quan hệ.

- Map (Biểu đồ bản đồ): Hiển thị dữ liệu theo các vị trí.

- Stock (Biểu đồ chứng khoán): Thể hiện biến động của cổ phiếu, nhiệt độ hoặc lượng mưa.

- Surface (Biểu đồ bề mặt): Kết hợp các tập dữ liệu, dùng màu sắc để phân biệt phạm vi giá trị.

- Radar (Biểu đồ mạng nhện): Hiển thị dữ liệu đa biến giúp đánh giá hiệu suất hoặc so sánh điểm mạnh/yếu.

- Treemap (Biểu đồ cây): Thể hiện mối quan hệ dữ liệu trong cùng một cấp bậc.

- Sunburst (Biểu đồ vòng cung): Tương tự Treemap nhưng hiển thị rõ ràng các cấp bậc từ cao đến thấp.

- Histogram (Biểu đồ tần suất): Dùng để phân tích phân phối xác suất của dữ liệu.

- Box & Whisker (Biểu đồ hộp): Hiển thị phân phối thống kê của dữ liệu (phạm vi, trung vị,...).

- Waterfall (Biểu đồ thác nước): Thể hiện sự tăng/giảm của dữ liệu qua các thay đổi liên tiếp.

- Funnel (Biểu đồ phễu): Dùng để mô tả các giai đoạn giảm dần (ví dụ: quy trình bán hàng).

- Combo (Biểu đồ kết hợp): Kết hợp nhiều loại biểu đồ trên cùng một trục tọa độ, với hai trục tung.

Bước 1: Vẫn tại thẻ Design, tìm nhóm Data và nhấp vào Select Data (Chọn dữ liệu).

Bước 2: Cửa sổ Select Data Source sẽ mở ra, trong ô Chart data range (Phạm vi dữ liệu biểu đồ), nhập địa chỉ vùng dữ liệu mới và nhấn OK.

Thẻ Design cung cấp nhiều tùy chọn để tùy chỉnh và làm đẹp biểu đồ.

Trong tab Chart Design, chọn Add Chart Element để thêm và chỉnh sửa thành phần biểu đồ.

Các yếu tố trong Chart Element:

- Axes (Trục): Điều chỉnh tỷ lệ hiển thị trên trục ngang (X) hoặc trục dọc (Y).

- Axis Titles (Tiêu đề trục): Thêm tên cho trục để làm rõ ý nghĩa (ví dụ: "Tháng", "Doanh thu").

- Chart Title (Tiêu đề biểu đồ): Đặt tên chính cho biểu đồ (ví dụ: "Doanh thu năm 2025").

- Data Labels (Nhãn dữ liệu): Hiển thị giá trị trực tiếp trên các cột, điểm, hoặc phần của biểu đồ.

- Data Table (Bảng dữ liệu): Thêm bảng dữ liệu nhỏ bên dưới biểu đồ để minh họa số liệu.

- Error Bars (Thanh lỗi): Thể hiện độ lệch hoặc sai số của dữ liệu.

- Gridlines (Đường lưới): Thêm đường kẻ mờ làm nền để dễ theo dõi giá trị.

- Legend (Chú thích): Giải thích các thành phần trong biểu đồ (ví dụ: màu sắc đại diện cho danh mục nào).

- Lines (Đường nối): Áp dụng cho biểu đồ đường, thêm đường nối từ điểm dữ liệu xuống trục ngang.

- Trendline (Đường xu hướng): Thêm đường xu hướng để dự đoán hoặc phân tích dữ liệu.

Sử dụng bố cục có sẵn: Trong tab Chart Design, chọn Quick Layout (Bố cục nhanh) để sử dụng các mẫu thiết kế sẵn cho tiết kiệm thời gian.

Tùy chỉnh màu sắc: Trong tab Chart Design, chọn Change Colors để điều chỉnh bảng màu của biểu đồ, tăng độ tương phản hoặc làm nổi bật biểu đồ với các màu sắc phù hợp.

Bên cạnh đó, cũng tại tab Chart Design, nhấp vào mũi tên xuống trong nhóm Chart Styles để xem tất cả phong cách có sẵn.

Vẽ biểu đồ trong Excel không còn là tác vụ khó khăn với hướng dẫn chi tiết của HACOM ở trên. Dù bạn là người mới bắt đầu hay muốn nâng cao kỹ năng, hãy thực hành ngay để thành thạo công cụ này!